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日商業務所需能力解剖

不只是到日商公司面試業務時會被問有無業務經驗,各行各業只要是業務的職位都會被詢問相關的經驗。業務就像一間公司的命脈,掌控著產品銷售和公司內外溝的一個橋梁,特別是在日商需要具備哪些能力才算是合格呢? 首先必須說在日商這種講究禮儀和做事方法以及手段的文化當中,展現必要的積極度之外最重要的是做事要有步驟。日商的主管看得是態度,所以在完成一項任務之前所有步驟必須被完整的檢視,不得不說過程遠比結果重要。

 

例如:上司交代要和客戶約時間進行商談,怎麼得到一個商談的機會?這個過程就十分重要,第一步如果是打電話接洽,有沒有辦法直接找到對方業務的窗口將決定第一步的成敗。如果對方因為有事在身而請助理傳話,追蹤的動作就很重要。當然能夠直接連絡道主要負責人,則約時間面談後就可以決定對方產品的Leadtime,我們也可以掌握下單時間點以及決定付款方式。

第二步就是聯絡後的E-mail確認,不管有沒有獲得到對方的同意和認可,事後的確認信都是有必要的,這就是我所說的做事的步驟。在日商眼裡業務所需具備的就是完成一件事情之前的每一個步驟是否做得踏實。做事有頭有尾,展現我們的日系作風,也讓對方廠商感受到我們的重視對方的態度。

然而所謂的工作不只是做好表面功夫的步驟而已,更重要的是得到對方的回應。業務所做得一切都是為了得到對方正面而善意的回應。若只是依循標準的流程姑且達到上司的要求,但沒有達到期待中的結果,將會功虧一簣。

當然業務在業務時間內做的一切動作都有一個目標設定,也就是做這個業務的目的和商流須明確被揭示,設定好的目標,該如何達成需要透過報告、聯絡、相談等步驟去一一實現,日文簡稱叫「法蓮菜」(和報、聯、相同音)。報告是要報告追蹤進度,聯絡重要的關係人,之後做事後的檢討與改善。省卻資訊不對稱造成的誤解,更可以達到有效的雙向溝通,這就是業務的功能之一,擔任內外溝通的最佳橋樑。

以上皆為比較具體的業務實際能力,在執行以上所有動作前,所需具備的個性,像是活潑、外向、善解人意之外,還必須抱持著對於新事物的好奇心。由於業務會是站在第一線與客戶對應的腳色,皆受到客戶的想法甚至是客訴抱怨時,要如何做出最佳的提案,將考驗業務接收訊息的反應能力。除此之外就是面對抱怨時的應對進退該有的態度,若無法提除適當解決方法則之前的一切努力將徒勞無功。因此擁有一顆體貼而敏銳的心去看待新的資訊和人的反應,做出最有效率而達到雙贏的決策,這就是將業務力提升到最高點的關鍵點,因此成為一個具備「思考力」「溝通能力」和「整合能力」的超級業務不只是在日商更是在各個公司單位的業務們需思考的問題!

 

 

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