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醫院-行政管理人員-工作甘苦

【就醫第一線】病歷室員

臺灣目前的病歷系統尚未完全電子化,所以還是必須藉由人力找出,若是小診所倒也好找,若是大醫院,病歷就有成千上萬份。

【你對此工作可能會有的疑惑】

1.不就是找東西?應該很簡單吧?

進入工作後,首先要學的是「找」,病患從掛號室掛號完畢後,資料會傳送至病歷室,工作人員需依照病歷號碼來尋找。先從末三碼找到區域,再往前看兩碼找到在哪一層,找到層樓之後再核對完整的病歷號碼找出病歷。

2.初次就醫沒有病歷怎麼辦?

對於初次就診的患者,必須為他們製作一份新的病歷,之後患者再來就醫就會有資料在醫院。病歷最基本有一页封面與一頁就醫紀錄頁,工作人員在收到掛號室傳來的就醫資料後要依照順序貼上患者的病歷號碼,夾入資料夾後裝訂,對於員工來說,新病歷是相對輕鬆的工作,因為會省去很多時間。

(患者在櫃台掛號後資料會傳送至病歷室,由工作人員找出送至診間。圖片來源:安泰醫院網站)

 

3.找完病歷然後呢?

病歷尋找後要再分類,因就醫科別不一,要先分類好,並將同棟、同樓層科別的病歷盡量放同一箱,省去收送人員的時間,而收送大部分由男性工作人員負責。

4.就醫完後的病歷室

就醫完後病歷會有診間護理人員放置一起,在固定時間會由收送人員去收回,收回後需先電腦「歸檔」,確認病歷已回到病歷室,已免有不知病歷流落何方的情形。歸檔完畢後再依照病歷末碼(0-9)分類,分類完後再歸架。

【工作經驗分享】

1.專業技能

雖然談不上需要什麼專業技能,但非常需要耐心與細心,有可能因為一眼之差而錯過要尋找的目標而花費更多時間。而且醫護業就是與時間賽跑,能在尋找病歷的部分少花一點時間,就能爭取更多時間讓病歷送到醫生手中。

2.工作環境

當時工作的醫院規模算大,所以病歷非常的多,都是一櫃一櫃並做成「可移動式」,節省空間。在櫃子最前頭有轉盤,要尋找病歷室將空間轉開,人較好走動。其他人在櫃子間找病歷時,若要轉動轉盤移動空間,要先大聲詢問是否有人,在尋找的人聽到也必須大聲回答,我曾因同事的疏忽,差點被夾在櫃子間。

3.工作人員之間

會很快速的認識彼此,這份工作需要多人合作,因為各科別就診的人數眾多,有人找婦產科、有人找兒科,分配工作速率會較快。歸檔時也是如此,一人將病歷翻開至條碼页,一人刷條碼,一人負責按末碼分類。

(醫院大樓外觀。圖片來源:安泰醫院網站)

 

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文章回覆

一般病歷可以分為初診及復診,這二種病歷基本上都會有病歷,初診掛號時,櫃台就會要求填寫就診資料,除非是網路掛號初診,那就要先幫忙準備空白病歷表
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