工作甘苦談文章

熱門社群 升學媒體人秘書HR百貨行銷醫護觀光餐旅
工作甘苦談 » 職務中類表 » 行政後勤 » 總務人員 » 總務工作要怎樣迅速上手?
主題:

總務工作要怎樣迅速上手?

我是一個老總務了,提供一點心得跟大家分享:

一般而言,總務處業務執掌可分成三個組:分別掌管文書、事務、出納的業務。

而其中「事務組」因負責營建修繕與採購等重大業務,負擔最為沈重。所以新任的總務人員應先由了解「事務組」的工作內容著手。

其次,新任的總務人員應掌握各月例行工作,督促各業務承辦人如期完成,部分複雜案件必須提前作業的,也要及早準備。

總務工作若做的好,就可讓公司或企業維持一個穩定的局面。讓整個業務可以正常平穩的運作,這是很重要的。

新任的總務人員有什麼真知創見,想要去改變,那麼建議你,一定要等到行有餘力時,再去求精緻、求創新或求簡化。

總務工作是龐雜的,新任的總務人員常會抓不到頭緒,這時就要學會區分輕重緩急,先抓住重點工作,行有餘力,再照顧到其他較瑣細的業務。

舉例來說,一般總務工作最重要的當然是:安全第一,工程、採購優先,新任的總務人員一定要先弄清楚整個流程、應注意事項,和承辦人互相提醒,降低疏失,如此方能促使業務正常推動。

總務工作不是一人就可以完成所有的業務,當然要靠各同仁克盡職守、完成分內之事,所以人才的遴用與培訓是十分重要的。不管是從內擇優培植或對外招考,都要盡可能提早規劃、計畫培育,盡量做到人盡其才、適才適所。

有些公司、企業能讓三個組長每兩年輪調一次,讓組長熟悉彼此的業務與困難所在,如此,將更能發揮職務代理與將心比心、主動支援的精神。

還有,新任的總務人員應該要讓自己像吸不飽的海綿。不論是工程、採購、公共安全維護、防救災、水電管理、檔案管理、財產管理等,都牽涉到很廣泛的法令規定,這些也是總務工作的本職學能,必須不停地進修研習,才能跟上推陳出新、不斷翻修的法令,才能讓自己學校的業務運作維持在最新最正確的狀態。此外各有關單位如審計、政風、財政、上級機關等所發的缺失檢討函也是很重要的參考改進資料,千萬不要輕忽了。

最後,新接總務工作往往很不容易上手,總要跌跌撞撞、摸索著前進,雖然經常擔心做錯,也要咬緊牙關撐過去。加油了!!
總務工作要怎樣迅速上手?
職務類別:總務人員   職稱:總務   相關職缺:其它金屬相關製造  總務人員
我是一個老總務了,提供一點心得跟大家分享:

一般而言,總務處業務執掌可分成三個組:分別掌管文書、事務、出納的業務。

而其中「事務組」因負責營建修繕與採購等重大業務,負擔最為沈重。所以新任的總務人員應先由了解「事務組」的工作內容著手。

其次,新任的總務人員應掌握各月例行工作,督促各業務承辦人如期完成,部分複雜案件必須提前作業的,也要及早準備。

總務工作若做的好,就可讓公司或企業維持一個穩定的局面。讓整個業務可以正常平穩的運作,這是很重要的。

新任的總務人員有什麼真知創見,想要去改變,那麼建議你,一定要等到行有餘力時,再去求精緻、求創新或求簡化。

總務工作是龐雜的,新任的總務人員常會抓不到頭緒,這時就要學會區分輕重緩急,先抓住重點工作,行有餘力,再照顧到其他較瑣細的業務。

舉例來說,一般總務工作最重要的當然是:安全第一,工程、採購優先,新任的總務人員一定要先弄清楚整個流程、應注意事項,和承辦人互相提醒,降低疏失,如此方能促使業務正常推動。

總務工作不是一人就可以完成所有的業務,當然要靠各同仁克盡職守、完成分內之事,所以人才的遴用與培訓是十分重要的。不管是從內擇優培植或對外招考,都要盡可能提早規劃、計畫培育,盡量做到人盡其才、適才適所。

有些公司、企業能讓三個組長每兩年輪調一次,讓組長熟悉彼此的業務與困難所在,如此,將更能發揮職務代理與將心比心、主動支援的精神。

還有,新任的總務人員應該要讓自己像吸不飽的海綿。不論是工程、採購、公共安全維護、防救災、水電管理、檔案管理、財產管理等,都牽涉到很廣泛的法令規定,這些也是總務工作的本職學能,必須不停地進修研習,才能跟上推陳出新、不斷翻修的法令,才能讓自己學校的業務運作維持在最新最正確的狀態。此外各有關單位如審計、政風、財政、上級機關等所發的缺失檢討函也是很重要的參考改進資料,千萬不要輕忽了。

最後,新接總務工作往往很不容易上手,總要跌跌撞撞、摸索著前進,雖然經常擔心做錯,也要咬緊牙關撐過去。加油了!!
相關甘苦談連結