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秘書不只反應能力好,還要貼心

秘書的工作大致與一般行政助理差不多,不同的是秘書負責主管或老闆個人工作上的事情,也有些會包含到要處理老闆私人的事情。

我是一間外商公司秘書,9點進公司,就是確認總經理當天的行程,然後帶著筆記型電腦跟總經理去開會,一邊將會議紀錄敲進電腦裡,一邊還要協助秘書溝通會議決議後的專案時程。

會議結束後,左手拿起電話,回覆來電顯示未接的電話,右手則按著滑鼠,迅速瀏覽總經理的電子郵件,衡量事件的緊急程度,按照順序寫下總經理今天待處理的工作清單,時間就已經近中午了……。

最常見的內容就是行程安排、接聽電話、文書處理、資料整理等等,工作看似簡單,但裡頭學問其實還真不少。

首先,絕佳的溝通協調能力,以開會來說,如何協調內部同仁、合作廠商和客戶的時間,就需要很強的溝通技巧和協調能力。再來是主動提供貼心的服務,是讓工作更順利的潤滑劑。

擔任秘書多年在這提供幾招小撇步:剛接觸新主管和部門時,最好先主動和新主管溝通好彼此合作的方式,如:手機響時,該不該接?哪些信件或是電子郵件要協助處理,哪些不需要?主動積極的溝通,將有助於縮短磨合期。

秘書,需要良好的反應能力、靈活度要夠,最重要的是要能夠獲得老闆的信任。
秘書不只反應能力好,還要貼心
職務類別:秘書   職稱:秘書   相關職缺:國際貿易  秘書
秘書的工作大致與一般行政助理差不多,不同的是秘書負責主管或老闆個人工作上的事情,也有些會包含到要處理老闆私人的事情。

我是一間外商公司秘書,9點進公司,就是確認總經理當天的行程,然後帶著筆記型電腦跟總經理去開會,一邊將會議紀錄敲進電腦裡,一邊還要協助秘書溝通會議決議後的專案時程。

會議結束後,左手拿起電話,回覆來電顯示未接的電話,右手則按著滑鼠,迅速瀏覽總經理的電子郵件,衡量事件的緊急程度,按照順序寫下總經理今天待處理的工作清單,時間就已經近中午了……。

最常見的內容就是行程安排、接聽電話、文書處理、資料整理等等,工作看似簡單,但裡頭學問其實還真不少。

首先,絕佳的溝通協調能力,以開會來說,如何協調內部同仁、合作廠商和客戶的時間,就需要很強的溝通技巧和協調能力。再來是主動提供貼心的服務,是讓工作更順利的潤滑劑。

擔任秘書多年在這提供幾招小撇步:剛接觸新主管和部門時,最好先主動和新主管溝通好彼此合作的方式,如:手機響時,該不該接?哪些信件或是電子郵件要協助處理,哪些不需要?主動積極的溝通,將有助於縮短磨合期。

秘書,需要良好的反應能力、靈活度要夠,最重要的是要能夠獲得老闆的信任。
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