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利用EXCEL「小計」功能,完成報表資料統計!

秘書經常要大量處理報表資料,若能善加利用EXCEL內的「小計」功能,就能將表格數據整理得一目瞭然,以下便透過範例教大家如何分類統計數據。


步驟一:開啟銷售統計表,密密麻麻的數據是不是看起來令人眼花撩亂呢?以下將透過設定讓該表格能依照「銷售日期」和「品牌」分類,進行銷售金額的統計。

 

步驟二:首先點選「資料」→「排序」,跳出排序設定視窗,再選擇「銷售日期」及「品牌」欄位來排序資料。

※詳細排序設定可見此文:利用「EXCEL排序」將報表整理得一目瞭然!

 

設定完成後的表格資料已依照「銷售日期」及「品牌名稱」做整齊排序。

 

步驟三:接著點選「資料」→「小計」,跳出設定視窗,小計欄位請選擇「銷售日期」,使用函數請選擇「加總」,新增小計位置則選擇「銷售金額」,底下勾選方塊不變,最後再按下確定。

 

設定完成後的表格裡,就會出現「每日銷售金額合計」的欄位。

 

步驟四:為了可以知道每日品牌銷售金額的數據變化,因此要再進階設定「小計」功能,此時請點選「資料」→「小計」,跳出設定視窗,小計欄位請選擇「品牌」,使用函數請選擇「加總」,新增小計位置則選擇「銷售金額」,底下勾選方塊勾選「每組資料分頁」,最後再按下確定。

 

設定完成後的表格,就會根據銷售日期及品牌進行分類數據統計。

 

步驟五:為了讓表格更一目瞭然,可以在小計欄位加上顏色並繪製表格框線。

 

步驟六:若想讓表格看起來更簡潔,可以利用表格左邊加減按鈕進行內容縮放。

 

透過上述步驟設定,表格統計數據是不是看起來更為清楚了呢?

 

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