行政助理(台南官田廠)

1. 撰寫和校對公司內部外部來往公文及其他文書，確保內容準確無誤。 

2. 負責文件打字、校對、登記文號與發出日期，並妥善記錄以備查詢。 

3. 將已歸檔的各類文件整理分類，建立完善的檔案管理系統。 

4. 支援會議和活動籌備，包括製作統計報表、撰寫書面報告及準備簡報資料。 

5. 維護辦公室日常用品庫存，進行採購、發放及管理。 

6. 負責零用金管理，辦理相關財務核銷事宜。 

7. 保持辦公室環境和設備的整潔，確保日常運作順暢。 

8. 協助處理主管指派的事務，並支援其他行政或資料處理相關工作。 

9. 快速準確地輸入數據，並對影像進行掃描及目錄建檔，確保資料系統化與準確性。 

10. 負責郵寄信件、製作標籤及文件處理，並將相關檔案歸入公司資料庫。 

11. 提供客戶服務支援，包括處理基本詢問及信件回覆。

一、日常業務支援 

訂單處理與追蹤 

接收並輸入客戶訂單（紙本、電話、Email、系統） 

建立與維護銷售訂單（SO） 

協助與倉庫、工廠確認交貨期與庫存狀況 

通知業務與客戶交期異動 

報價單與合約文件處理 

協助製作報價單、比價表、產品報價表 

協助草擬、追蹤與歸檔業務合約、訂購單、客戶簽回文件 

二、客戶服務與關係維護 

客戶聯繫與溝通紀錄 

協助接聽客戶電話，處理基本問題與需求回覆 

協助安排客戶拜訪、會議與接待 

紀錄客戶溝通內容、維護CRM資料 

客訴與售後支援 

收集並整理客訴資訊 

協助品保或生產單位處理退換貨、異常處理進度回覆 

協助發送補件、發票或修正文件 

三、內部協調與資料整合 

跨部門溝通 

與生產/倉儲/品保/會計部門協調出貨、驗貨、開票等流程 

協助業務彙整部門所需資料 

會議紀錄與追蹤事項 

協助召開業務會議、記錄重點與待辦事項追蹤 

四、文件管理與系統操作 

ERP/MIS系統操作 

輸入與維護訂單、報價、出貨、開票等系統資料 

文件建檔與歸類 

建立電子/紙本資料夾：報價單、出貨單、對帳單、發票等 

定期整理業務文件與報表資料 

五、出貨與對帳流程協助 

協助出貨安排 

確認客戶送貨地址、聯絡人、收貨時間 

協助列印送貨單、包裝單、物流單據 

跟催送達狀況並回覆客戶 

協助對帳與開立發票 

整理月結對帳單，寄送並與客戶確認 

協助會計確認對帳結果並開立發票 

六、報表整理與績效支援 

業績與銷售報表製作 

整理每日/每週/每月銷售數據 

製作業務績效報表、訂單完成率報表等 

市調與產品資料整理 

協助收集市場價格、競品分析資料 

更新產品型錄、價格清單與宣傳資料 

七、主管或業務交辦事項 

業務行程安排與交通住宿預定 

協助參展、客戶活動與樣品準備 

整理業務投影片、簡報或資料夾檔案 

臨時或緊急作業支援