業務助理(台北業務部)

一、日常行政作業 

接待與總機事務 

接聽電話、轉接與留言處理 

接待來訪人員（客戶、廠商、面試者等） 

協助安排會議室與接待茶水 

文書與資料處理 

打字、列印、影印、掃描、傳真文件 

文件建檔與歸類（紙本與電子） 

公司內外公文收發與流通管理 

文具與辦公用品管理 

管理文具、耗材申請與庫存 

協助採購、領用與分發 

郵件與快遞管理 

郵件/包裹收發、分類、通知與轉交 

協助安排快遞、物流文件或掛號寄件 

二、人事與總務協助 

考勤與請假紀錄 

協助員工打卡異常處理與月報表彙整 

登錄與整理員工請假、加班、出勤紀錄 

人員入離職流程支援 

協助新進人員報到流程與資料建檔 

辦理工作證、名牌、座位安排等 

協助離職文件簽核、財物清點 

人員資料維護與行政文件製作 

更新人事基本資料、緊急聯絡人、在職證明 

協助製作通告、會議通知、公告文件 

三、環境與設施管理 

辦公環境維護 

管理清潔公司/清潔人員排班與執行情形 

協助巡檢與通報修繕事項（燈管、水電、桌椅設備） 

安全與門禁協助 

協助辦理門禁卡、訪客登記、停車管理 

支援消防、安衛、環保資料準備（如工廠適用） 

飲水、茶水、清潔用品補給 

定期檢查與補充茶水間備品、紙巾、咖啡、飲水機 

四、會議與活動支援 

會議安排與記錄 

協助安排內部會議時間、會議室與通知參與人員 

準備會議資料、列印手冊、進行會議記錄 

活動行政支援 

協助籌辦部門聚餐、節慶禮品、員工活動 

協助大型活動如尾牙、中秋禮盒、體檢、教育訓練 

五、費用處理與帳務協助 

零用金管理與報支 

管理公司零用金、費用申請與報支流程 

製作報支單、協助收據/發票整理與分類 

對帳與付款資料彙整 

協助行政性付款如電話費、水電費、文具費彙整 

製作簡易對帳表與請款明細 

六、跨部門支援與主管交辦 

協助業務、採購、人事等部門行政工作 

例如：發送通知、文件歸檔、標籤列印、資料輸入 

支援ISO/HACCP文件整理與更新 

彙整SOP、查檢表、教育訓練記錄等基本文件 

主管交辦臨時任務 

資料查詢、比價、文書格式修正等 

人員入離職流程支援 

協助新進人員報到流程與資料建檔 

辦理工作證、名牌、座位安排等 

協助離職文件簽核、財物清點 

人員資料維護與行政文件製作 

更新人事基本資料、緊急聯絡人、在職證明 

協助製作通告、會議通知、公告文件 

三、環境與設施管理 

辦公環境維護 

管理清潔公司/清潔人員排班與執行情形 

協助巡檢與通報修繕事項（燈管、水電、桌椅設備） 

安全與門禁協助 

協助辦理門禁卡、訪客登記、停車管理 

支援消防、安衛、環保資料準備（如工廠適用） 

飲水、茶水、清潔用品補給 

定期檢查與補充茶水間備品、紙巾、咖啡、飲水機 

四、會議與活動支援 

會議安排與記錄 

協助安排內部會議時間、會議室與通知參與人員 

準備會議資料、列印手冊、進行會議記錄 

活動行政支援 

協助籌辦部門聚餐、節慶禮品、員工活動 

協助大型活動如尾牙、中秋禮盒、體檢、教育訓練 

五、費用處理與帳務協助 

零用金管理與報支 

管理公司零用金、費用申請與報支流程 

製作報支單、協助收據/發票整理與分類 

對帳與付款資料彙整 

協助行政性付款如電話費、水電費、文具費彙整 

製作簡易對帳表與請款明細 

六、跨部門支援與主管交辦 

協助業務、採購、人事等部門行政工作 

例如：發送通知、文件歸檔、標籤列印、資料輸入 

支援ISO/HACCP文件整理與更新 

彙整SOP、查檢表、教育訓練記錄等基本文件 

主管交辦臨時任務 

資料查詢、比價、文書格式修正等