行政助理

【主要工作內容】 

1.行政與核銷作業管理 

　- 協助處理長照相關核銷資料之彙整、檢查與送件作業。 

　- 確認核銷文件完整性、正確性與時效性，並依規定歸檔保存。 

2.個案文件與評鑑行政支援 

　- 協助整理個案本、個案研討資料、行政會議紀錄。 

　- 配合長照機構評鑑、督導查核之文件準備與行政支援作業。 

3.系統與班表行政管理 

　- 協助維護居服及喘息、短照相關系統資料建檔與更新。 

　- 確認班表排定、打卡紀錄是否依照照顧計畫執行。 

　- 協助醫療、服務紀錄之整理、造冊與歸檔。 

4.案件量成長之行政支援 

　- 隨個案量增加，配合行政作業負擔調整，協助案件行政管理。 

　- 支援督導與行政單位之日常行政需求，確保流程順暢。 

5.主管交辦事項支援 

　- 配合主管交辦之行政事項、臨時專案或跨部門行政支援任務。 

　- 協助內部行政流程優化與文件整理作業。 

【職務定位】 

1.隸屬單位：德甯居家長照機構 

2.服務主體：德氏長照集團 

3.協作單位：居服督導、行政單位、財務行政共享中心 

4.匯報線：行政主管／督導 → 總主任 → 集團總經理 

5.職務屬性：行政支援 × 文件管理 × 系統操作 × 流程協作 

6.核心任務：確保長照行政作業正確、即時、可追溯，支援機構穩定營運。 

【薪資與待遇】 

1.固定月薪：29,500 元。 

2.行政獎金制度（每月）： 

　- 核銷確認作業完成：1,500 元。 

　- 個案本、個案研討、行政會議及評鑑文件確認完成：1,500 元。 

　- 系統班表、打卡、照顧計畫執行確認及醫療資料整理歸檔：1,500 元。 

　- 因個案量增加所衍生之行政管理獎金，依實際案件量與工作負擔核發。 

3.年度獎金：依機構營運成果與個人年度表現評估發放。 

【福利制度】 

1.勞健保、勞退提撥、團體保險、職災意外險。 

2.年終獎金、三節禮金、生日禮金。 

3.員工聚餐、年度活動與教育訓練。 

4.法定特休、加班依法給薪。 

5.集團福利：法律諮詢、保險理賠協助、職災關懷制度。 

【工作時間】 

週一至週五 08:30～17:30（午休 1 小時），週休二日，國定假日依法休假。 

【工作地點】 

桃園市楊梅區民生街925號1樓 

（德甯居家長照機構／德氏長照集團） 

【專業條件】 

1.專科以上學歷（行政管理、社會工作、長期照護、企管或一般科系皆可）。 

2.具行政助理或行政相關工作經驗者佳，無經驗但細心負責、願意學習者可培訓。 

3.熟悉基本文書處理（Word、Excel、表單系統）與資料建檔。 

4.具良好時間管理能力與細心度，能處理多項行政作業。 

5.能配合主管交辦事項與行政工作節奏調整。 

【應徵方式】 

加入【德氏樂齡總站LINE】 點此加入 : https://lin.ee/0Ji44Xp (真人客服專員協助應徵） 

面試安排：每週一至每週五皆可，請事先預約。 

例假日聯繫窗口：牛督導 0976-249-599（亦可加入Line ID） 

公司代表電話：03-282-1582 

提醒：請務必先與人資部門聯繫並完成面試預約，方可安排面試。

【主要工作內容】 

1.人事資料與出勤執行作業 

　- 建立與維護員工人事資料（任用、異動、離職、升遷等），含勞動契約、人資基本資 

料卡、勞工名卡、終身保密契約、長照小卡、職員履歷及相關文件歸檔。 

　- 管理出勤、補卡、請假、加班紀錄，製作《出勤異常表》與《假勤統計表》。 

　- 處理兼職及正職人員之勞保、健保加保與級距調整、長照職登加退保作業。 

　- 通知新人到職資料準備事項，執行報到流程、文件歸檔與系統建檔。 

2.薪資發放與人事核對執行作業 

　- 協助財務行政共享中心完成薪資、紅利、獎金、轉介費等核算資料彙整與人員名單核 

對。 

　- 接收會計端《薪資核對表》與獎酬審核資料，核對後發送個人薪資明細。 

　- 追蹤異動人員薪資級距調整、獎金加發、補休與請假時數計算正確性。 

　- 協助年度調薪、獎懲與績效資料彙整，確保人事與會計資料一致。 

3.招募與人員配置執行作業 

　- 配合人力資源發展中心（HRDC）刊登職缺、履歷篩選、面試邀約與錄取通知。 

　- 建立《人力需求台帳》與《面試紀錄表》，定期回報用人進度。 

　- 協助跨品牌人力支援與留任追蹤，確保照服員與行政職人力配置平衡。 

4.教育訓練與證照執行作業 

　- 建立教育訓練與長照積分紀錄，整理照服員在職進修與課程資料。 

　- 追蹤結訓證照、長照積分、失智與身障照顧課程、再教育計畫等。 

　- 協助辦理新人訓練、每月月底團督教育積分課程及內部講習。 

　- 製作《教育訓練執行情形表》並提報人資中心備查。 

5.制度執行與行政支援作業 

　- 落實人事表單、升遷申請、獎懲紀錄與人事評鑑資料整理。 

　- 管理員工體檢資料，追蹤複檢及職業安全衛生體檢登入紀錄。 

　- 協助社會局、衛生局、勞工局相關文件、名冊、申報資料彙整與送審。 

　- 管理防疫物資（口罩、手套等）與例行採購事務（如三節禮盒採購與物資列管）。 

　- 配合稽查與總主任執行人事稽核、法遵追蹤及異常改善。 

　- 必要時依總主任或HRDC中心主管指派，支援跨部門行政與人資任務。 

6.保險造冊與職災／勞資異常執行作業 

　- 建立及維護保險造冊資料，含雇主責任險、團體保險、公共意外險、長照機構責任 

險、火災險等，定期更新並提報人力資源發展中心專員列管。 

　- 追蹤保險異動、理賠進度與保費繳納狀況，確保保障有效與文件完備。 

　- 發生職災時，立即完成通報、送醫與保險理賠協助，並通報總主任及HRDC中心。 

　- 若出現潛在勞資爭議（申訴、意見反映、事故爭議），應即時回報總主任與HRDC進行 

預防與處理。 

7.公文與對外往來作業 

　- 負責機構內外公文收發、文號登記、電子信件寄送及文書歸檔管理。 

　- 協助主管回覆政府單位通知（社會局、衛生局、勞工局等）及函文依主管要求撰寫、 

回報。 

　- 定期整理往來文件及電子郵件紀錄，確保行政程序留痕與可追溯性。 

8.長照評鑑與人事稽核配合作業 

　- 配合長照評鑑及特約查核，準備人事資料、教育積分、訓練紀錄、保險名冊、聘僱文 

件等項目，確保資料完整可供查驗。 

　- 建立《評鑑人事資料包》及《員工文件稽核清單》，包含任用文件、教育訓練紀錄、 

體檢表、職登證照、保險造冊、法遵聲明等項目。 

　- 追蹤評鑑缺失或查核意見之改善進度，與行政、督導、稽查及HRDC單位共同完成補件 

與改善報告。 

　- 執行員工滿意度調查、離職原因分析與回饋整理，建立《員工滿意度統計表》與《人 

員關懷紀錄表》，提報人力資源發展中心進行改善追蹤。 

　- 於評鑑或查核期間，協助現場接待、資料核對、文件解說與成果歸檔，建立年度《評 

鑑佐證歸檔目錄》。 

【職務定位】 

1.隸屬單位：德甯居服營運後勤層 

2.服務主體：德甯居家長照機構 

3.匯報線：德甯正／副組長、正／副主任 → 人力資源發展中心主任／總主任 → 總經理 

4.協作單位：人力資源發展中心（HRDC）、財務行政共享中心（FASSC） 

5.職務屬性：人事資料管理 × 出勤薪資核對 × 教育訓練追蹤 × 行政支援 × 評鑑配合 × 跨中心協作 

6.核心任務： 

　- 落實人事制度與資料正確性，確保核薪、獎酬與評鑑作業順暢。 

　- 與 HRDC 協作人事制度、教育訓練與法遵管理。 

　- 與 FASSC 協作薪資、獎金名冊與人事報表核對。 

　- 具備跨中心發展潛力，未來可晉升至 HRDC 或 FASSC 職系。 

【薪資與待遇】 

1.月薪範圍：33,000～38,000 元（依經驗與能力核薪，為固定底薪，不含獎金與津貼）。 

　・具長照人事、薪資核算或政府申報經驗者，薪資可議。 

2.試用期（0～3 個月）：起薪 32,000 元，提供底薪保障制度。 

3.正式任用（第 7 個月起）：33,000～38,000 元（不含績效獎金與專案獎金）。 

4.績效獎金：依出勤正確率、資料稽核、教育積分管理與人事異常改善成效核發。 

5.專案季獎金：參與制度改善、教育訓練或跨單位協作專案，核發 1,000～3,000 元。 

6.年度獎金：依公司營運成果與個人績效考核結果核發。 

【福利制度】 

1.勞健保、勞退提撥、團體保險、職災意外險。 

2.年終獎金、三節禮金、生日禮金、員工聚餐、年度旅遊。 

3.在職教育訓練、長照積分補助與外訓課程補助。 

4.法定特休與加班給薪制度。 

5.集團福利：免費法律諮詢、保險理賠協助、職災陪同與關懷制度。 

【工作時間】 

週一至週五 08:30～17:30（午休1小時）週休二日，國定假日依法休假。 

【工作地點】 

桃園市楊梅區民生街925號1樓（德甯居家長照機構） 

※ 需配合人力資源發展中心或部門主管安排，支援跨公司人事行政作業。 

【專業條件】 

1.專科以上學歷（人資、企管、商管、長照行政相關科系）。 

2.具1年以上人事或薪資實務經驗（具長照機構或醫療院所經驗尤佳）。 

3.熟悉《勞動基準法》、《長照服務法》及人員職登制度。 

4.熟練Excel、Google試算表、HR系統與長照積分平台操作。 

5.細心負責、保密意識高，具跨部門溝通與問題解決能力。 

【應徵方式】 

加入【德氏樂齡總站LINE】 點此加入 : https://lin.ee/0Ji44Xp（真人客服專員協助應徵） 

面試安排：每週一至每週五皆可，請事先預約。 

例假日聯繫窗口：牛督導 0976-249-599（亦可加入Line ID） 

公司代表電話：03-282-1582 

提醒：請務必先與人資部門聯繫並完成面試預約，方可安排面試。

薪資待遇 

（依學經歷與相關背景核薪） 

✔ 具長照或醫療行政經驗者可面議 

✔ 表現穩定者提供長期發展空間 

🔹 工作內容 

一、行政文書管理 

*住民與員工文件建檔、掃描歸檔及資料管理 

*公文收發、登打系統、分類簽核及追蹤 

*書信與公文撰寫 

*協助會議籌備、會議紀錄與簡報製作 

*統計報表與書面資料整理 

*協助會計出納及收費管理 

二、設備與環境管理 

*定期聯繫廠商進行設備檢測與維修通報 

*機構環境巡視與紀錄管理 

三、採購與物資管理 

*採購物品與發貨管理 

*物資數量及品質控管 

*定期盤點庫存 

四、其他事項 

*協助外出送件及行政事務（需自備機車） 

*完成主管交辦事項 

🔹 條件要求 

✔ 熟悉 Word、Excel、PowerPoint 

✔ 做事細心、具行政流程概念 

✔ 能獨立作業並重視團隊合作 

✔ 護理、社工或老人照顧相關科系尤佳 

✔ 具長照或醫療相關經驗者優先 

✔ 需自備機車 

🔹 我們重視的特質 

• 穩定踏實 

• 責任感強 

• 重視制度與流程 

• 願意長期投入長照產業