工研院電光系統所_行政助理派遣人員(W000)

南部策略辦公室秘書工作 

1.所有會議(室)協調安排 

2.會議錄音/記錄製作（依狀況需要, 隨同外出拜訪記錄） 

3.派車/採購/禮品庫存/經費核銷等行政類事務 

4.年度諮議委員委任程序 

5.各項工作資料(相關PPT為主)蒐集之提醒/跟催等 

6.會議/拜會行程產生行動項目列管/追蹤等 

7.參展聯繫安排 

8.其他臨時交辦任務

與account manager配合，協助市場業務專案推廣與管理，包含專案文件撰寫與彙整，專案簡報資料與會議紀錄整理，合約、驗收與請款作業管理。

辦理部門例行性行政庶務、支援業務推動。

1. 辦理合約與文件之相關文檔行政作業。 

2. 辦理公文收發、用印服務、印信管理與檔案管理。 

3. 維護文檔行政規章與標準作業程序。 

4. 臨櫃業務執行，處理所方辦文需求。

1.訪客來訪之接待與引導，協助報到、動線指引及相關服務。 

2.協助安排及執行訪客參訪行程，包含會議接待、導覽流程及活動支援。 

3.訪客資料整理、行程確認及與相關單位之聯繫協調。 

4.主管交辦事項或行政工作。

1.協助政府專案之行政作業與流程處理，依主管指示辦理相關事項。 

2.彙整專案資料，包含文件整理、資料蒐集、表單填報與報告初稿製作。 

3.製作簡報及會議資料，並配合辦理會議通知、場地安排與會議紀錄整理。 

4.追蹤專案進度與交付項目，彙報辦理情形並提醒相關時程。 

5.協助辦理對外聯繫與窗口作業，包含與政府機關、法人單位及合作夥伴之聯絡、資訊傳遞與回覆整理。 

6.辦理專案經費相關行政作業（如預算資料彙整、核銷文件整理與送審流程），並配合規定提供所需佐證。 

7.其他主管交辦之庶務及行政支援事項。

1.安排及協調主管行程與部門行政工作 ； 

2. 規劃及執行部門內及跨部門合作業務 (包含：活動規劃及執行、報表彙整及歸檔、共通性會議議程規劃及執行、會議紀錄、會議辦理等)； 

3主管交辦事項及其他支援任務 

【*職能要求*】 

1.能精準管理多重行程；具備會議紀錄撰寫及掌握重點能力 

2.清楚界定資訊傳遞範疇，具備職業道德與資訊安全意識 

3.遇到未知問題具有主動查詢解決方案能力 

4.具有自我檢核之細心與責任感，確保產出品質 

5.理解及溝通協調能力

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需求條件： 

大學以上畢業，商業及管理學科類, 工程學科類, 建築及都市規劃學科 相關科系佳 

工作內容： 

負責近零碳建築及智慧建築專案推動 

1.辦理淨零建築相關業務、近零碳建築與智慧建築AI場域推動相關工作執行 

2.負責計畫內容執行、活動辦理、會議協調與文件彙整 

工作時間： 

週休六日，常日班 

薪資： 

月薪 NT$32,000元~$55,000元(依個人學經歷敍薪) 

員工福利：  

餐費補助 

新人體格檢查補助  

年終獎金  

績效獎金

 客服問題回覆 

 客戶服務提供 

 發票開立與帳務確認 

 客戶需求分析與彙整 

 客戶關係管理 

 其它業助支援事項

1.執行校正服務台業務：負責收發件、建檔、報告上傳，工服管理系統及儀器校正管理系統維護 

2.發票開立與每月跟催廠商付款等事宜。

擔任基金會活動專員： 

1. 負責辦理物聯網獎項 (書審、實地訪查和決審)、胡正明半導體創新獎項徵選、審查作業。 

2. 配合得獎人製作手冊和協助會刊編製。 

3. 辦理6月四獎聯合頒獎典禮規劃與執行 

4. 30周年活動協助辦理。 

5. 配合基金會30周年, 與產業人物Wa People 進行4場Podcast 和專題報導製作。 

6. 辦理物聯網過去得獎人聯誼活動, 收集得獎人這幾年在物聯網後續成果進度等, 以利獎項推廣。 

7. 以上工作也會視新進人員能力也會進行內部人員工作輪替。 

8. 其他臨時交辦事項。

規劃與推動本院客戶關係經營業務。 

內容主要包含： 

1. CRM數據、蒐集、整理、分析及系統資訊維運。 

2. 規劃辦理跨域業務交流活動。 

3. 協調及連結客戶關係經營，參與本院跨域業務經營。

1.協助專利評審會議資料彙整、通知與紀錄整理。 

2.支援成果登錄、進度追蹤與報表更新。 

3.處理文件歸檔、銷毀與其他文書行政作業。 

4.協助帳單報銷與簽核流程。 

5.其他主管交辦事項。 

【願景與發展】 

加入我們，從實務中培養智慧財產與計畫管理的專業能力！ 

*將參與智財與科研成果的管理流程，學習專利評審與制度執行的實務操作。 

*在團隊中累積文件與系統作業經驗，提升行政與資料管理能力。 

*未來可延伸發展至智權行政、專案助理或制度推動等專業領域。

網站及活動行銷人員 

．協助網站內容與資料之維護作業 

．支援網站使用者服務與諮詢窗口相關事項 

．配合年度展會及相關活動辦理之行政與執行支援 

．其他計畫與行政支援事項

1.執行主管交辦事項。 

2.負責部門行政作業與庶務性工作。 

3.負責會議安排與通知、製作會議記錄並追蹤處理決議事項。 

4. 具電腦文書作業能力。 

5.處理法務智權類事務。(例如:商標等..)

負責專利評估維護作業與資料整理與應用，有時須與單位進行協做。

1. 協助國際合作規劃與執行，可配合國外差旅佳 

2. 善於計劃文案製作撰寫及編排 

3. 熟練操作Word及Power Point文書處理，具Canva使用經驗佳 

4. 需擅長溝通協調、高EQ，能接受工作內容高變化性與高挑戰性，喜歡團隊合作

1. 行政與行程管理：負責主管的行程安排、會議預約、差旅規劃，確保時間運用高效 

2. 文件與資訊管理：處理稽核文件、整理簡報資料，並確保資訊準確無誤 

3. 會議安排與追蹤：協助準備會議議程、會議記錄及後續跟進 

4. 內外部溝通協調：協助主管對內布達決策並追蹤執行結果及資料彙整 

5. 專案協調：每日新聞蒐集與發佈

1. 行政與行程管理：負責主管的行程安排、會議預約、差旅規劃，確保時間運用高效 

2. 文件與資訊管理：處理稽核文件、整理簡報資料，並確保資訊準確無誤 

3. 會議安排與追蹤：協助準備會議議程、會議記錄及後續跟進 

4. 內外部溝通協調：協助主管對內布達決策並追蹤執行結果及資料彙整 

5. 專案協調：國際展會與獎項推動管理、流程控制與進度回報

1. 負責營運計畫管理：計畫營收、成本、餘絀、計畫控管等。 

2. 協助計畫執行相關資料收集、彙整及維護。 

3. 協助組內會議：規劃主管會議、組會及簡報製作等，協調各部門間的合作。 

4. 協助推廣重要活動及事項辦理：活動策劃、宣傳推廣等，確保推廣作業順利進行。 

5. 協助外賓來訪規劃：規劃來訪行程及簡報製作等。 

6. 協助組主管交辦事項。