業務助理

〖工作內容〗 

一、業務內勤／行政協調（主要工作） 

協助業務報價、處理訂單，提供庫存與交期資訊 

建立並維護客戶資料，整理銷售與庫存報表（Excel／Google 試算表） 

協助追蹤詢價、出貨進度，回報異常狀況並協助跨部門溝通 

整理進出貨單據、請款文件等行政作業 

依單據資料協助核對出入庫資訊（以對單、貼標示、回報為主；不搬重物、不操作機具） 

主管交辦事項（以文件與流程協作為主） 

二、社群與簡易行銷（協作項目） 

協助管理公司 Facebook 粉專：排程貼文、回覆訊息 

撰寫簡單文案，搭配現有照片或圖文素材 

對拍照、影片有興趣者，可學習簡單短影片拍攝與剪輯 

〖需求條件（必備）〗 

細心負責、主動積極，能同時處理多項任務並做好時間管理 

良好溝通與協調能力，能在業務、行政、廠務之間精準傳遞資訊 

可配合每週固定時間下廠，適應工廠環境 

具基本 Excel 能力（如：篩選、排序，願意學習樞紐分析／vlookup 等） 

願意學習鋼管基本規格與流程，與團隊共同成長 

〖加分條件〗 

有社群經營、文案撰寫、拍照或影片剪輯經驗 

有 B2B 或工業產品相關工作經驗 

喜歡整理數據、優化流程

1. 負責一般文書資料處理及歸檔工作。 

2. 定期提供業務銷售狀況報表，以供業務人員或主管參考。 

3. 協助業務人員處理銷售業務相關之公司內部行政作業。 

4. 協助業務人員整理客戶資料（如：公司基本資料、交易記錄、問題處理狀況）。 

5. 提供出貨文件，協助業務人員控管出貨，並處理進出口文件事宜。 

6. 協助處理庶務性行政工作。 

7.主管交辦事項。

1.協助業務追踨廠商詢價、回覆E-mail、追踪樣品及掌握產品開發時程。 

2.協助業務提供報價給客戶、追蹤簽約。 

3.客戶訂單登打、開出貨單、開發票、追踪交期及定期提供出貨狀況供業務或主管參考。 

4.出貨標籤製作。  

4.業務部之ISO文件作業。 

5.產品圖面之文管。 

6.協助製作報告/報表。 

7.處理主交辦事項。

1. 協助業務處理文書與資料整理 

2. 支援業務人員客戶聯繫、訂單處理及跨部門協調 

3. 執行主管交辦事項及與部門內外進行協作，確保工作順利推進 

4. 辦公室環境清潔、庶務管理

※週休六日紅字休 

1. 聯繫零件供應商，進行詢價、比價及叫貨管理。 

2. 具備日文、英文基礎能力，及工作年資一年以上，處理國際商務溝通與相關文件。 

3. 整理並提交業務數據報表。 

4. 協助內部行政作業與文件管理。 

5. 處理出貨單與訂單 

6. 執行業務主管交辦事項

1.訂單及出貨單等相關檔案建檔與資料庫管理。 

2.顧客連絡資料整理，保持與客戶之間聯繫，回覆e-mail，並確認交貨期。 

3.定期提供業務銷售狀況報表，以供業務及主管參考。 

4.協助業務人員處理業務相關之公司內部行政作業。 

5.跨部門溝通協調出貨，出貨後提供出貨文件給客人並跟催貨款。 

6.協助商品價格的查詢及報價相關問題。 

7.一般行政庶務以及主管交辦事項。 

※員工福利 

1.依公司業績及個人表現決定的三節獎金(年終獎金、勞動節、中秋節) 

2.依公司業績及個人表現決定的激勵獎金、業績獎金、部門聚餐。 

3. 年度健康檢查、勞保、健保、團體保險、退休金提撥 

4.公司依營業獲利舉辦年終尾牙(聚餐/摸彩/滿5年在職獎金/滿10年在職獎金、紀念品 以此類推每滿5年獎金、紀念品)、精彩的員工旅遊、生日禮金、生育補助、結婚禮金、喪葬慰問金、其他不定期之活動。 

5.在職教育訓練及完善升遷制度

工作內容： 

1. 協助客戶聯絡與及時回覆客戶的問題，包含報價製作訂單 

2. 處理客戶訂單，包括訂單錄入、配合廠務出貨安排。 

3. 協助部門內的行政支援工作，整理文件並提供業務銷售相關報表。 

4. 執行主管交辦的其他事務

負責業務文書資料處理 編輯與歸檔文件，熟悉基本辦公軟體如 Word、Excel、PowerPoint 等。

1. 協助整理及建檔市場與客戶相關資料。  

2. 安排出口業務的物流，包括與生產部門及業務部門協調出貨車輛、確認船期或航班，並處理進出口事宜及詢價。  

3. 與客戶保持良好互動，處理客戶問題，包括客戶抱怨回覆及售後服務，確保提高客戶滿意度，並維持公司及業務團隊的專業形象與信賴度。  

4. 協助確認產品規格，進行成本估算與訪價；負責安排產品打樣與供樣事宜，並有效處理訂單詢價及報價工作。  

5. 撰寫相關貿易文件，包含報關資料及合約的審核與整理，確保業務操作流程合規且高效。

※如可接受公司外出場勘及協助參與案場會議了解狀況者尤佳 

※有工程業務助理經驗者尤佳 

※無經驗可，公司可培訓 

1.需具備文件建檔、歸檔處理能力  

2.熟Word Excel 報表格式製作  

3.編制工程完工驗收文件處理、文書作業處理。  

4.負責案場文件資料的歸檔與整理。 

5.進場資料整理並送審  

6.協助主管交辦事宜。

1. 協助處理國內訂單、出貨等事務，並建檔和歸檔。 

2. 協助國內業務人員處理內部流程。 

3. 整理國內業務部門相關文件及追蹤進度。 

4. 協助處理國內客戶的詢價與報價。 

5. 負責外出送件、物件寄送。 

6. 處理客戶廠商應收款項帳務。 

7. 材證建檔、歸檔及開立。 

8. 其他主管交辦事項。 

9. 具獨立作業能力。