業務行政助理

〖工作內容〗 

一、業務內勤／行政協調（主要工作） 

協助業務報價、處理訂單，提供庫存與交期資訊 

建立並維護客戶資料，整理銷售與庫存報表（Excel／Google 試算表） 

協助追蹤詢價、出貨進度，回報異常狀況並協助跨部門溝通 

整理進出貨單據、請款文件等行政作業 

依單據資料協助核對出入庫資訊（以對單、貼標示、回報為主；不搬重物、不操作機具） 

主管交辦事項（以文件與流程協作為主） 

二、社群與簡易行銷（協作項目） 

協助管理公司 Facebook 粉專：排程貼文、回覆訊息 

撰寫簡單文案，搭配現有照片或圖文素材 

對拍照、影片有興趣者，可學習簡單短影片拍攝與剪輯 

〖需求條件（必備）〗 

細心負責、主動積極，能同時處理多項任務並做好時間管理 

良好溝通與協調能力，能在業務、行政、廠務之間精準傳遞資訊 

可配合每週固定時間下廠，適應工廠環境 

具基本 Excel 能力（如：篩選、排序，願意學習樞紐分析／vlookup 等） 

願意學習鋼管基本規格與流程，與團隊共同成長 

〖加分條件〗 

有社群經營、文案撰寫、拍照或影片剪輯經驗 

有 B2B 或工業產品相關工作經驗 

喜歡整理數據、優化流程

1. 負責一般文書資料處理及歸檔工作。 

2. 定期提供業務銷售狀況報表，以供業務人員或主管參考。 

3. 協助業務人員處理銷售業務相關之公司內部行政作業。 

4. 協助業務人員整理客戶資料（如：公司基本資料、交易記錄、問題處理狀況）。 

5. 提供出貨文件，協助業務人員控管出貨，並處理進出口文件事宜。 

6. 協助處理庶務性行政工作。 

7.主管交辦事項。

[文宣設計] 

官網.社群網路經營及管理等 

優化官網網站內容及SEO關鍵詞操作等 

廣告文宣及商品海報等設計 

展覧展場規劃設計等 

產品型錄製作.封面設計等 

[客服管理]  

公司行政作業.接聽電話 

賣場客戶聯繫溝通 

[倉庫管理] 

倉庫數量盤點及管理 

商品進出貨 

協助主管相關事宜

1. 協助主管處理日常行政事務。 

2. 準備和維護公司重要文件和檔案。 

3. 安排和協調會議，製作會議記錄和處理決議事項。 

4. 負責行政事務流程之整合及規劃。 

5. 協調公司各部門會議排程，並追蹤處理決議事項。 

6. 熟悉鼎新ERP系統及OFFICE軟體。 

7. 客戶維繫及應對溝通。 

8. 執行主管交辦事項。

1. 處理文書與資料整理 

2. 客戶聯繫、訂單處理及跨部門協調 

3. 執行主管交辦事項及與部門內外進行協作，確保工作順利推進 

4. 辦公室環境清潔、庶務管理

※週休六日紅字休 

1. 聯繫零件供應商，進行詢價、比價及叫貨管理。 

2. 具備日文、英文基礎能力，及工作年資一年以上，處理國際商務溝通與相關文件。 

3. 整理並提交業務數據報表。 

4. 協助內部行政作業與文件管理。 

5. 處理出貨單與訂單 

6. 執行業務主管交辦事項

1.訂單及出貨單等相關檔案建檔與資料庫管理。 

2.顧客連絡資料整理，保持與客戶之間聯繫，回覆e-mail，並確認交貨期。 

3.定期提供業務銷售狀況報表，以供業務及主管參考。 

4.協助業務人員處理業務相關之公司內部行政作業。 

5.跨部門溝通協調出貨，出貨後提供出貨文件給客人並跟催貨款。 

6.協助商品價格的查詢及報價相關問題。 

7.一般行政庶務以及主管交辦事項。 

※員工福利 

1.依公司業績及個人表現決定的三節獎金(年終獎金、勞動節、中秋節) 

2.依公司業績及個人表現決定的激勵獎金、業績獎金、部門聚餐。 

3. 年度健康檢查、勞保、健保、團體保險、退休金提撥 

4.公司依營業獲利舉辦年終尾牙(聚餐/摸彩/滿5年在職獎金/滿10年在職獎金、紀念品 以此類推每滿5年獎金、紀念品)、精彩的員工旅遊、生日禮金、生育補助、結婚禮金、喪葬慰問金、其他不定期之活動。 

5.在職教育訓練及完善升遷制度

工作內容： 

1. 協助客戶聯絡與及時回覆客戶的問題，包含報價製作訂單 

2. 處理客戶訂單，包括訂單錄入、配合廠務出貨安排。 

3. 協助部門內的行政支援工作，整理文件並提供業務銷售相關報表。 

4. 執行主管交辦的其他事務

1.協助開立生產制令 

2.進料盤點 

3.ERP系統操作 

4.生產排程系統操作(甘特圖) 

5.刀具盤點紀錄 

6.委外單據追蹤紀錄（配合司機開單） 

7.生產結果紀錄(檢查制令單紀錄跟不良品紀錄)

負責業務文書資料處理 編輯與歸檔文件，熟悉基本辦公軟體如 Word、Excel、PowerPoint 等。

1. 協助整理及建檔市場與客戶相關資料。  

2. 安排出口業務的物流，包括與生產部門及業務部門協調出貨車輛、確認船期或航班，並處理進出口事宜及詢價。  

3. 與客戶保持良好互動，處理客戶問題，包括客戶抱怨回覆及售後服務，確保提高客戶滿意度，並維持公司及業務團隊的專業形象與信賴度。  

4. 協助確認產品規格，進行成本估算與訪價；負責安排產品打樣與供樣事宜，並有效處理訂單詢價及報價工作。  

5. 撰寫相關貿易文件，包含報關資料及合約的審核與整理，確保業務操作流程合規且高效。

1. 協助處理國內訂單、出貨等事務，並建檔和歸檔。 

2. 協助國內業務人員處理內部流程。 

3. 整理國內業務部門相關文件及追蹤進度。 

4. 協助處理國內客戶的詢價與報價。 

5. 負責外出送件、物件寄送。 

6. 處理客戶廠商應收款項帳務。 

7. 材證建檔、歸檔及開立。 

8. 其他主管交辦事項。 

9. 具獨立作業能力。

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2. 擔任公司與案場的聯繫窗口，協調溝通並確認工程相關事宜；  

3. 整理銷售數據報表，助力業務人員與主管高效決策；  

4. 支援業務團隊日常行政作業，確保運作流暢；  

5. 整理客戶資訊，保持資料完整並追蹤問題處理進度；  

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